رابطه صف وستاد
رابطه صف وستاد
تهیه کننده: م . استیفایی
ستادی های برج عاج نشین!
در سال ۱۳۸۷ و با ورود رقبای جدید بانکی یکی از بانک های بزرگ برای پیشبرد اهداف و استراتژیهای خود و عقب نماندن از قافله رقابت یک برنامه عملیاتی و اجرایی بسیار مفصل، دقیق و کارآمد را با کمک مدیران، مشاوران و متخصصان ستادی تدوین کرد که در آن به دقت چالش ها و مشکلات بانک بویژه در حوزه صف که خط مقدم و جبهه بانک است، دیده شده بود و برای هر کدام از واحدهای صفی وظایف و تکالیفی تعریف شده بود که تحقق آنها به پاداش و عدم تحقق آنها به اخطار و تنبیه می انجامید. بعد از تدوین برنامه ها و سمینارها و همایش های زیادی جهت توجیه و تفهیم برنامه مذکور برگزار شد اما بعد از دو سال از اجرای آن مقاومت های منفی بسیاری از جانب صف صورت گرفته است و اکثر اهداف برنامه آن طور که مدنظر طراحان بوده است محقق نشده است. شایان ذکر است که کارشکنی هایی در حوزه صف در مورد برنامه مشاهده شده است و از آنجایی که مدیران صف در تدوین آن نقش نداشته اند خود را مکلف به تحقق آن نیز نمی دانند. به نظر شما ریشه مشکل در کجاست؟ قضيه فوق الذکر را در چارچوب کدام بحث مدیریتی تحلیل می کنید و راهکار پیشنهادی شما چیست؟
تحلیل قضیه
محور قضيه تعارض بین نیروهای صف و ستاد است، لذا قبل از تحلیل قضیه بهتر است با صف و ستاد بیشتر آشنا شویم. برای تشخیص وظایف صف و ستاد باید به هدف سازمان توجه کرد. با در نظر گرفتن هدف هر سازمانی می توان واحدهای خط مقدم جبهه (صف). را از واحدهای کمکی، نظارتی، مشورتی و تخصصی (ستاد) تشخیص داده و از طرفی وسعت یک سازمان نیز ممکن است ما را در تشخیص وظایف صف و ستاد دچار ابهام کند. صف و ستاد از نظر نوع وظایف و نوع فرماندهی با هم تفاوت دارند. واحدهای صف وظایف اجرایی، نظارت و فرماندهی مستقیم بر واحدهای پایین تر را بر عهده دارند، در حالی که واحدهای ستاد وظیفه مشورتی، تخصصی و کمکی را عهده دار هستند و نمی توانند بطور مستقیم به واحدهای صف دستور اند. نظرات کارشناسی و تخصصی ستاد از طریق مقامات بالاتر سازمان به واحدهای صف ابلاغ می شود. التجا که مقامات صف هیچ گونه اجباری در قبول نظرات واحدهای ستاد ندارند و حق اخذ تصمیم نهایی ، این سؤال مطرح می شود که تکلیف رابطه صف و ستاد چه میشود؟ چه عامل یا عواملی این واحدهای متمایز را به هم پیوند می دهد این است که دستورالعمل های تخصصی، بخشنامه ها و اطلاعیه های صادره از طرف ستاد این رابطه مهم و حساس را برقرار می کند. واحدهای ستاد، دستورالعمل های تخصصی و وظایف خود را این دستورالعمل ها را به تصویب مدیریت سازمان می رسانند و مدیریت نیز دستورالعمل ها را تأی واحدهای صف ابلاغ می کند، از آنجا که منشأ صدور این بخشنامه واحدهای ستادی هستند، واحدهای ناگزیرند که از نظرهای کارشناسی و تخصصی واحدهای ستادی کمک بگیرند و در مواردی دستورات آنيا اجرا کنند. در غیر این صورت واحدهای ستاد گزارش عدم اجرای صحیح دستورالعمل ها را به اطلاع مقامات بالاتر می رسانند. بنابراین ارتباط از طریق وحدت فرماندهی اولین و بهترین نوع رابطه صف و ستاد است. در مواردی مشاهده می شود که روسای صف که درگیر امور سخت، پرحجم و پردردسر می باشند از درخواست و یا قبول نظرات مشورتی و تخصصی واحدهای ستاد امتناع می ورزند و کارکنان ستادی را راحت طلبانی می پندارند که به دور از کارهای سخت، فقط دستور می دهند. عامل دیگری که باعث برخورد صف و ستاد می شود، نداشتن صلاحیت فنی و تخصصی کافی برخی از کارکنان ستاد است، از آنجا که واحدهای ستاد کمک کننده صف هستند باید از کارکنانی خبره، اهل فن، با تجربه و با صلاحیت تشکیل شده باشند تا بتوانند اعتماد، توجه و انتظارات کارکنان صف را جلب نمایند. اگر واحدهای صف، ستادنشینان را بی اطلاع از امور اجرایی و فاقد تخصص لازم ببینند و از درخواست نظرات آنان و با قبول پیشنهادات خودداری می کنند، در واقع قدرت مفهومی کارکنان ستاد از بین می رود و چون فاقد اختیارات می باشند عملا بدون کارایی به فعالیت خود ادامه می دهند. اختلالات دیگری که ممکن است در روابط صف و ستاد روی دهد این است که کارکنان با تحصیلات عالی با توجه به تخصص خود جذب واحدهای ستاد می شوند. این افراد که اکثرا بدون حضور در صحنه های اجرایی ستادنشین می گردند و با توجه به دوران تحصیلی خود عادت دارند که در هر مورد دقت لازم را به تحقیق د مطالعه اختصاص دهند و قبل از هر اقدامی، موضوع را از جنبه های مختلف مورد تجزیه و تحلیل قرار داد در حالی که روئسای صف این گونه عمل را نمی پسندند و مایل هستند در مورد مسایل مختلف اجرایی سریع و قاطع گرفته شود، این گونه اختلاف در شیوه عمل، بی اعتمادی در روابط صف و ستاد را زیاد می مواردی که صف و ستاد دچار تضاد می شوند تا دیگری را مقصر بدانند این گونه عمل باعث ایجاد سوء ظن کر طرف می شود و از طرف واحدهای اجرایی، ستادنشینان به این متهم می شوند که کاری آسوده و بی در دارند و از مشکلات اجرایی بی خبرند و در «برج عاج» نشسته و به تفکر و ارائه نظریه می پردازند و از هر خود پایین مرتبه تر تلقی می کنند. در این جنگ داخلی آنچه که قرب واحدهای ستاد نیز کارکنان صف باید در جهت بهبود روابط صف و ستاد بکوش شود هدف سازمان و مسح چهره بخشنامه ها و برنامه های صادره از ستاد است. بنابر این مدیران نار ستاد است. بنابر این مدیران سازمان تنها با تحول در سازماندهی صف و ستاد تحی می پذیرد. در این قضیه نیز ملاحظه می نمائیم که بين صف و ستاد تعارض بوجود آمده است که در اکثر سازمانها اتفاق افتاده است. مدیران قاعدتا برای تصمیم گیری ها، نیاز به مشورت با مدیران ستادی دارند، پس با ابداع خود و جهت تسهیل در اجرایی شدن آن تصمیمها بهتر است که صفیها را نیز در جلسات مختلف شرکت دهند و از مشکلات اجرا نیز باخبر شوند. مدیر موفق نیک می داند که همین صفیها هستند که بایستی برنامه ها، تصمیم ها، خط مشی ها، بخشنامه های ستادی ها را اجرا نمایند، پس اگر مشارکت در تصمیم گیری ها و نشست و تدوین برنامه ها نداشته باشند به یقین سازمان در اجرای این گونه برنامه ها شکست خواهد خورد. پس بنابراین جهت از بین بردن تعارض بین این دو گروه، صفی ها را در کنار ستادی ها قرار داده و با همفکری بین آنها بسیاری از مشکلات که ستادی ها فکر می کنند اجرایی نمی شود و در صدد هستند که با فشارهای مضاعفی آن را به منصه ظهور برسانند از بین خواهد رفت و عملا ستادی ها با تخصص خود در کنار مجریان (صفی ها) به پیشبرد اهداف سازمان کمک خواهند نمود.
منبع : قضایای موردی نظریه های مدیریت ،جعفری نیا-عطاران
